L’examen final Gestionnaire de paie : l’épreuve orale, comment la préparer ?

L’épreuve orale de Gestionnaire de paie est une étape décisive dans la validation de votre Titre Professionnel. Vous allez passer devant un jury composé de professionnels du métier, généralement des comptables. L’entretien dure en moyenne 15 minutes au cours desquelles le jury va vous poser des questions de cours et vous demander des précisions sur le déroulement de votre stage en entreprise. Le jury aura à sa disposition votre dossier professionnel (ancien DSPP) pour préparer ses questions. Ainsi, le jury pourra apprécier votre pratique professionnelle en lien avec le titre visé. Le dossier professionnel est un document indispensable dans le processus de validation de votre certification. Pensez à vous munir d’une copie de votre dossier afin d’anticiper les questions et de préparer vos réponses pour le jour J.

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Beaucoup d’entres vous m’ont demandé des exemples de questions posées le jour de l’épreuve orale, en voici quelques unes pour la partie technique :

• « Quelle est la différence entre jours ouvrés et jours ouvrables ? »
• « Citez et définissez les méthodes existantes pour le calcul des congés payés »
• « Définissez l’entretien professionnel »

Le jury posera également des questions sur votre expérience professionnelle à partir du dossier professionnel. A vous de préparer ces questions en fonction des exemples cités dans votre DP.

Soignez bien sûr votre présentation pour le jour de cet examen (une tenue vestimentaire appropriée). Pensez également à préparer une présentation orale de votre parcours car le jury peut vous demander de vous présenter brièvement. Pour cela, faites un autoportrait rapide d’une à deux minutes en citant nom, prénom, âge, parcours, compétences (citez des éléments positifs et significatifs).

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L’examen final Gestionnaire de paie : l’épreuve orale, et après ?

L’épreuve orale a généralement lieu le même jour pour tous les stagiaires de la formation gestionnaire de paie. Les jurys délibèrent à l’issue de l’ensemble des entretiens et rendent habituellement leur verdict à la fin de la journée. L’épreuve orale étant la dernière étape dans le processus de validation de la certification, vous saurez si vous avez validé votre Titre Professionnel. Si vous échouez à cet examen, vous avez la possibilité de repasser cette épreuve au cours des 5 années suivantes. Renseignez-vous auprès de votre organisme de formation pour en connaître les modalités.

Retrouvez le détail de l’épreuve écrite de l’examen final de Gestionnaire de paie.

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Examen final Gestionnaire de paie : l’épreuve écrite (Partie 1)

• Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise

Cette première partie d’épreuve est la plus longue. Vous aurez une série d’exercices à réaliser à partir d’un dossier que l’examinateur vous remet au début des épreuves. Il s’agira par exemple de rédiger des contrats de travail, d’établir des soldes tout compte, d’effectuer les déclarations préalables à l’embauche.

Examen final Gestionnaire de paie : l’épreuve écrite (Partie 2)

• Assurer la gestion de la paie et des déclarations sociales

Dans cette seconde partie d’épreuve, vous devrez établir des bulletins de salaire et calculer les charges.

Une attention particulière sera portée sur la présentation de votre travail et à votre sens de l’organisation. Vous êtes de futur gestionnaires de paie donc vous devez rendre un travail soigné, clair et organisé. Faites des dossiers pour chaque salarié de l’entreprise, cela vous permettra de gagner du temps et de n’oublier personne.

Cette épreuve dure en moyenne 5 à 7 heures donc prévoyez de quoi manger. Le temps passe très vite alors un conseil, préparez des tableaux excel avec des formules pour le calcul des indemnités journalières, des primes de départ en retraite…Vous allez gagner beaucoup de temps le jour J.

Une fois l’épreuve écrite passée, il ne vous reste plus que l’épreuve orale qui se déroule généralement quelques jours après les écrits. Pour cette épreuve orale, vous devrez préparer votre dossier professionnel (ancien DSPP) qui sera remis au jury.

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Trouver un stage pendant la formation gestionnaire de paie n’est pas toujours évident alors pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques conseils. N’oubliez pas de compléter votre dossier professionnel pendant votre stage !

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Découvrez nos conseil pour trouver un stage gestionnaire de paie

Conseil n°1 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Soignez la présentation de votre CV

Un curriculum vitae est une carte d’identité professionnelle, c’est le premier document à être consulté par un recruteur, vous devez impérativement en soignez le fond et la forme. Pour la forme, privilégiez le « simple et efficace », dites-vous que l’intérêt principal c’est la lisibilité du CV. En un seul coup d’œil, le recruteur doit pouvoir comprendre la nature de votre candidature (un stage, un emploi…) et vos compétences associées au poste visé. Pour le fond, à vous de mettre en avant votre profil d’expériences, de compétences et de connaissances en lien avec le poste recherché pour rendre votre candidature cohérente et pertinente. Pour les couleurs, préférez un ton neutre, classique, l’originalité ne paie que très rarement…

L’essentiel : un CV ciblé sur un poste déterminé, une présentation claire 

Conseil n°2 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Soignez le contenu de votre CV

Chaque CV est unique car chaque expérience est unique et c’est à vous de tirer les compétences et les connaissances associées au poste de gestionnaire de paie et de les mettre en avant. Si vous êtes en reconversion professionnelle et que vous avez une expérience professionnelle dans la vente par exemple, vous allez mettre en avant des compétences transverses comme la capacité d’adaptation et d’évolution, définir les priorités pour s’organiser… Derrière chaque expérience professionnelle passée se cache des compétences transverses, à vous de les valoriser. Vous n’êtes pas obliger de mentionner toutes vos expériences professionnelles, surtout si celles-ci n’ont aucun lien avec votre demande de stage. Vous pouvez mentionner également votre parcours de formation et les diplômes obtenus. A l’ère du numérique, je vous conseille vivement de compléter votre CV par la maîtrise de logiciels ou de l’outil informatique en général, un gestionnaire de paie travail quotidiennement avec un ordinateur donc c’est un point essentiel de connaitre cet environnement. Vous serez questionné sur vos expériences professionnelles et votre parcours de formation donc pensez à préparer vos réponses avec des liens sur le poste de gestionnaire de paie.

L’essentiel : mise en avant des compétences en lien avec le poste visé

Conseil n°3 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Rédigez un lettre de motivation personnalisée

La lettre de motivation doit accompagner votre CV. Elle doit adresser à la direction des ressources humaines ou mieux, nominativement à la personne en charge du recrutement. Pour cela, n’hésitez pas à contacter l’entreprise pour laquelle vous souhaitez postuler pour demander les coordonnées de la personne en question. Je vous conseille d’appliquer la règle du « Vous-Moi-Nous », c’est à dire parlez tout d’abord de l’entreprise et de son besoin, ensuite de vous présentez et de présenter vos compétences brièvement (vos compétences sont déjà illustrées dans votre CV) et de terminer enfin par l’intérêt commun d’une future collaboration. Vous trouverez des milliers de modèles de lettre de motivation très bien construite sur internet, n’hésitez pas à vous en inspirer. L’essentiel dans une lettre de motivation, c’est de soigner votre orthographe, votre grammaire, évitez les répétitions, faîtes des phrases courtes, allez à l’essentiel.

L’essentiel : rédigez votre lettre selon la règle du « vous-moi-nous »

Conseil n°4 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Ciblez les entreprises pour vos candidatures spontanées

Vous allez effectuer un stage dans le cadre d’une formation professionnelle. Vous devez dans un premier temps cibler les entreprises en fonction de votre projet professionnel et personnel. Transmettez un première vague de candidature par courrier électronique et complétez par un envoi postal pour les entreprises qui vous intéressent le plus. Cela va appuyer la force de votre candidature et prouver que vous êtes motivé. Relancez par téléphone dans les 7 à 15 jours suivants si vous n’obtenez aucune réponse. Élargissez petit à petit le périmètre de vos recherches en fonction des retours. L’essentiel dans un premier temps, c’est de décrocher un entretien (qui sera payant je vous le souhaite, un entretien d’embauche qui ne donne rien reste toujours une excellente expérience).

L’essentiel: Obtenir un entretien 

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter l‘article dédié au stage pendant la formation afpa de gestionnaire de paie

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Les ECF: évaluations en cours de formation gestionnaire de paie afpa

Au cours de la formation Gestionnaire de paie, vous serez soumis à deux évaluations en situation réelle d’examen. La première portera sur le bloc de compétence n°1 « Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise » et la seconde portera sur le bloc de compétence n°2 « Assurer la production de la paie et élaborer les données de synthèse » (anciennement « Assurer la gestion de la paie et des déclarations sociales »). Ces évaluations sont obligatoires et font partie du système de validation du Titre Professionnel.

Finalité des ECF Gestionnaire de paie

La réussite de ces examens n’est pas « indispensable » à la réussite du diplôme car vous n’entrez pas dans le cadre du contrôle continu. En revanche, la réussite vous permettra éventuellement de compenser d’éventuels « loupés » à l’examen final oral. Le jury tient compte de votre réussite ou échec à ces deux évaluations. Bien entendu, cela dépend également de la politique de chaque établissement et je vous rapporte mon expérience personnelle.

Durée des ECF Gestionnaire de paie

La durée de ces épreuves varie de 5 à 7 heures et consiste à traiter des cas concrets comme la rédaction d’un contrat de travail, l’établissement d’un bulletin de salaire… à partir d’un dossier contenant les éléments essentiels de l’entreprise pour traiter les différentes questions. Les ECF sont une véritable préparation pour l’examen final de Gestionnaire de paie.

Pour en savoir plus sur l’examen final de gestionnaire de paie et la présentation du Dossier Professionnel (ancien DSPP), consulter cet article.

NOUVEAUTÉ : depuis 2016, l’ECF se dénomme EPCF (Évaluation passée en cours de formation) et reste un élément obligatoire du système de validation du titre professionnel au même titre que le dossier professionnel et les épreuves finales.

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Comment remplir votre DSPP/DP de Gestionnaire de paie?

Le DSPP, nouvellement appelé dossier professionnel (DP), est un dossier que vous pouvez (devez) compléter lors de votre stage en entreprise. Je vous conseille de prendre beaucoup de notes durant le stage afin de bien pouvoir alimenter votre dossier et également de recueillir des documents internes anonymisés de l’entreprise (avec son accord signé bien entendu). Ces documents seront un support pour les descriptifs de vos activités, vous pourrez les annexer à votre dossier. Ce document n’est pas noté mais il est un poids dans la balance le jour de l’oral lors de l’examen final.

> Télécharger un exemple de dossier professionnel Gestionnaire de paie rempli <

Votre dossier devra se décomposer selon les tâches réalisées en entreprise durant le stage. Afin de mieux vous aider, je vais prendre l’exemple d’une activité intégrée dans mon dossier de Gestionnaire de paie.

Bloc de compétence n°1: Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise

Résultats directs de cette activité

– gestion des informations liées aux relations de travail et au temps de travail

– assurer les relations avec le personnel et les tiers

Description des tâches effectuées :

– Collecter et organiser les informations et établir les documents liés aux mouvements de personnel

Suite à l’embauche d’un salarié : constitution du dossier personnel du salarié et création dans le logiciel de paie, rédaction du contrat de travail, remise du règlement intérieur, du livret d’accueil et de la fiche de poste au salarié, DPE sur net-entreprise, mise à jour du registre unique du personnel, programmation de la visite médicale d’embauche

Vous devez décrire toutes les tâches réalisées par le gestionnaire de paie au sein de l’entreprise en lien avec l’activité visée. 

– Collecter, traiter et transmettre les éléments liés au temps de travail et aux absences des salariés

Suivi des absences du personnel : congés payés, congés exceptionnels, jours fériés, formation professionnelle, arrêt maladie

Le gestionnaire de paie assure une veille sociale permanente car la législation évolue rapidement et très fréquemment en droit social.

Le DSPP/DP est un support que vous devez soigner car il pourra très bien vous servir par la suite en entreprise. Il peut être un aide mémoire pour les tâches essentielles.

Attention, depuis le 1 juin 2016, le DSPP a été mis à jour et remplacé par le Dossier professionnel (DP). Pour en savoir plus, consulter cet article.

>NOUVEAU< Modèle de Dossier professionnel (DP) de Gestionnaire de paie rempli (nouvelle version)

Télécharger un modèle de DP complété, nouvelle version, correspondant à la formation de Gestionnaire de paie.

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Quelle est la nature du stage pendant la formation ?

Au cours de votre formation de gestionnaire de paie à l’AFPA, vous allez devoir réaliser un stage en milieu professionnel en lien direct avec votre projet professionnel. Voici une présentation du stage Gestionnaire de paie. Par exemple, je souhaite devenir gestionnaire de paie dans une structure d’aide à domicile, je dépose alors ma candidature dans une société ou une association de service d’aide à la personne. Le stage dure généralement 7 semaines et vous permet de suivre l’établissement des paies dans une entreprise, les documents à produire suite à l’embauche ou au départ des salariés, les déclarations de charges sociales… Durant le stage, vous allez devoir remplir un dossier professionnel (DP), anciennement appelé dossier de synthèse de pratique professionnelle (DSPP). Il devra reprendre toutes les activités réalisées pendant le stage, illustrées par des exemples et éventuellement des annexes.

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Comment trouver un stage pendant la formation Gestionnaire de paie?

Je vous conseille d’effectuer vos recherches de stage dès votre arrivée en formation.

Recherchez les coordonnées téléphoniques d’un interlocuteur clef dans l’entreprise visée (RH, membre de la direction…) afin de vous présenter directement, d’exposer de vive-voix vos motivations/votre projet et de leur proposer de leur remettre votre CV/LM en main propre. Cela vous permettra de savoir tout de suite si l’entreprise est en demande de stagiaire ou si l’entreprise envisage des recrutements. Vous gagnerez du temps et cela vous évitera d’envoyer des CV/LM en masse inutilement.

Vous pouvez également consulter cet article sur « Comment trouver un stage pendant la formation Gestionnaire de paie? »

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Le point sur le financement de la formation Gestionnaire de paie à l’AFPA

Les formations AFPA sont ouvertes aux demandeurs d’emploi et aux salariés en partenariat avec les organismes publics, les collectivités territoriales et les entreprises. De nombreux financements existent : Conseil Régional, Compte personnel de formation (CPF), Aide de l’Union Européenne…

Pour la formation Gestionnaire de paie présentée en 2014, le Conseil Régional a financé 12 places sur un nombre total de 18 places. Ce financement était réservé aux demandeurs d’emploi ayant réussi les tests d’entrée en formation et dont le projet de formation avait été préalablement validé par leur conseiller Pôle Emploi.

Les 6 places restantes étaient réservées aux salariés et aux demandeurs d’emploi qui bénéficiaient d’un congé individuel de formation (CIF CDI ou CIF CDD) nouvellement appelé Compte personnel de formation (CPF). Ces places étaient prioritaires.

Durant la formation, les demandeurs d’emploi, dont la formation était financée par le Conseil Régional, étaient rémunérés par Pôle Emploi au titre de l’Allocation de Retour à l’Emploi Formation (AREF). Le montant et la durée de l’allocation étaient les mêmes que ceux fixés pour l’Allocation de Retour à l’Emploi (ARE). Si les droits à l’indemnisation s’arrêtaient au cours de la formation, les allocataires pouvaient éventuellement prétendre au versement de la Rémunération de Fin de Formation (RFF) si le métier visé était un emploi en tension dans leur région.

Pour les financements CIF, c’est l’organisme financeur qui verse chaque mois un revenu durant la durée de la formation. Le montant est calculé selon les revenus ayant ouverts des droits au CIF (salaires, congés…). Le nouveau dispositif CPF fonctionne différemment. Pour en savoir plus sur vos droits au CPF, vous pouvez consulter ce site.

Vous pouvez également demander une aide pour les frais associés à la formation (restauration, transport, hébergement) soit auprès de Pôle emploi si vous êtes demandeur d’emploi (Aide à la mobilité) ou à l’organisme qui finance le CIF. Cette aide pourrait par exemple financer les frais engagés au cours du stage de la formation Gestionnaire de paie.

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Caractéristiques de l’entretien d’entrée en formation Gestionnaire de paie

Après l’obtention des tests d’entrée en formation Gestionnaire de paie à l’AFPA, vous serez convoqué pour un entretien avec un formateur. Cet entretien va permettre de mettre en avant vos motivations, vos objectifs professionnels, votre parcours et de poser vos questions par rapport à la formation.

L’entretien peut être effectué le même jour que les tests écrits (voir article « Tests d’entrée en formation Gestionnaire de paie: les épreuves écrites« ) donc préparez-le à l’avance. Vous pouvez vous munir d’un CV et également de votre projet professionnel afin de vous aidez à argumenter votre entretien.

L’entretien dure en moyenne de 20 à 30 minutes. A l’issue de celui-ci, le formateur ne donne généralement pas de réponse définitive à savoir si votre candidature sera retenue ou non par l’AFPA car étant donné le nombre de places limité et la diversité des financements de la formation, une étude approfondie doit avoir lieu. Vous serez informez par courrier dans un délai d’un mois.

Le formateur peut également vous sollicitez pour un second entretien visant à évaluer vos capacités à manipuler Excel. Cet entretien n’est pas systématique.

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Présentation des tests d’entrée en formation Gestionnaire de paie à l’AFPA : les épreuves écrites

La formation gestionnaire de paie (GDP) à l’AFPA peut accueillir un nombre limité d’étudiants (environ 18 places). Avant l’entrée en formation, il faut réussir les tests d’entrée. Il y a trois types de tests chronométrés à valider :

Premier test : Test de logique (suite de lettres, suite de nombres, suite de formes géométriques…). Vous pouvez consulter ce site de tests psychotechniques qui vous permettra de vous entraîner et de vous chronométrer pendant l’exercice de logique.

Deuxième test : Test de mathématiques (fraction, division, problèmes mathématiques…). Pour les personnes qui sont à l’aise avec les chiffres, cette épreuve ne devrait pas être trop difficile mais vous pouvez néanmoins vous exercer. De nombreux sites web proposent des exercices de mathématiques simples pour vous remettre le pied à l’étrier.

Troisième test : Test d’expression écrite (rédaction d’une lettre avec un sujet donné). Cette dernière épreuve consiste tout simplement à tester votre niveau de français (orthographe, grammaire, vocabulaire…). Vous pouvez faire des dictées, revoir la conjugaison de certains verbes du troisième groupe ou encore les codes de rédaction d’une lettre.

Ces tests sont réalisés et corrigés par un formateur chargé du recrutement. Il faut obtenir la moyenne à chaque examen (moyenne variable selon les critères d’admission au moment de l’examen).

Si vous réussissez ces tests, un entretien avec le formateur vous sera proposé le jour même ou dans les quinze prochains jours afin d’exposer votre projet professionnel et vos objectifs par rapport à la formation. (2ème partie)

→ En savoir plus sur la formation Gestionnaire de paie →

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Les pré-requis pour l’entrée en formation Gestionnaire de paie

• Un niveau Bac ou équivalent
• Un an d’expérience professionnelle minimum (tout secteur)
• Bonne connaissance du pack office (Excel et Word ou autres logiciels de traitement de texte)

Contenu de la formation Gestionnaire de paie

La formation Gestionnaire de paie se compose de 3 modules et d’un stage en entreprise. Elle se déroule sur 7 mois environ (stage inclus) et de manière continue du lundi au vendredi.

Module n°1 : Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise (environ 4 semaines)

Module n°2 : Assurer la production de la paie et élaborer les données de synthèse (environ 8 semaines)

Module n°3 : Assurer la gestion de la paie et des déclarations sociales (environ 6 semaines)

Stage en entreprise: effectif minimum 50 salariés. (environ 6 semaines)

Session de validation: examen pratique et entretien oral avec un jury avec une présentation de votre Dossier Professionnel Gestionnaire de paie – ancien DSPP (1 semaine)

Les modules peuvent être proposés dans un ordre différent et le stage peut se dérouler à mi-parcours selon les centres AFPA.

Télécharger le REAC du Titre Professionnel Gestionnaire de paie

Le REAC (Référentiel Activités Emplois Compétences) décrit l’ensemble des compétences liées à l’exercice du métier de gestionnaire de paie. Vous pouvez le télécharger en format PDF sur ce site.

Le Titre Professionnel de Gestionnaire de paie

A l’issue de la formation gestionnaire de paie et sous réserve de validation des épreuves, l’organisme vous délivre un Titre Professionnel (Certificat professionnel, délivré au nom de l’Etat, par le Ministère chargé de l’emploi) de niveau III (équivalent Bac+2, exemple: BTS), reconnu au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP).

Rendez-vous dans la catégorie Gestionnaire de paie et retrouvez tous les articles concernant cette formation dans lesquels vous pourrez télécharger de nombreux documents utiles:

• exemple de dossier professionnel
• exemple de DSPP

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