L’examen final Gestionnaire de paie : l’épreuve orale, comment la préparer ?

L’épreuve orale de Gestionnaire de paie est une étape décisive dans la validation de votre Titre Professionnel. Vous allez passer devant un jury composé de professionnels du métier, généralement des comptables. L’entretien dure en moyenne 15 minutes au cours desquelles le jury va vous poser des questions de cours et vous demander des précisions sur le déroulement de votre stage en entreprise. Le jury aura à sa disposition votre dossier professionnel (ancien DSPP) pour préparer ses questions. Ainsi, le jury pourra apprécier votre pratique professionnelle en lien avec le titre visé. Le dossier professionnel est un document indispensable dans le processus de validation de votre certification. Pensez à vous munir d’une copie de votre dossier afin d’anticiper les questions et de préparer vos réponses pour le jour J.

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Beaucoup d’entres vous m’ont demandé des exemples de questions posées le jour de l’épreuve orale, en voici quelques unes pour la partie technique :

• « Quelle est la différence entre jours ouvrés et jours ouvrables ? »
• « Citez et définissez les méthodes existantes pour le calcul des congés payés »
• « Définissez l’entretien professionnel »

Le jury posera également des questions sur votre expérience professionnelle à partir du dossier professionnel. A vous de préparer ces questions en fonction des exemples cités dans votre DP.

Soignez bien sûr votre présentation pour le jour de cet examen (une tenue vestimentaire appropriée). Pensez également à préparer une présentation orale de votre parcours car le jury peut vous demander de vous présenter brièvement. Pour cela, faites un autoportrait rapide d’une à deux minutes en citant nom, prénom, âge, parcours, compétences (citez des éléments positifs et significatifs).

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L’examen final Gestionnaire de paie : l’épreuve orale, et après ?

L’épreuve orale a généralement lieu le même jour pour tous les stagiaires de la formation gestionnaire de paie. Les jurys délibèrent à l’issue de l’ensemble des entretiens et rendent habituellement leur verdict à la fin de la journée. L’épreuve orale étant la dernière étape dans le processus de validation de la certification, vous saurez si vous avez validé votre Titre Professionnel. Si vous échouez à cet examen, vous avez la possibilité de repasser cette épreuve au cours des 5 années suivantes. Renseignez-vous auprès de votre organisme de formation pour en connaître les modalités.

Retrouvez le détail de l’épreuve écrite de l’examen final de Gestionnaire de paie.

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Trouver un stage pendant la formation gestionnaire de paie n’est pas toujours évident alors pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques conseils. N’oubliez pas de compléter votre dossier professionnel pendant votre stage !

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Découvrez nos conseil pour trouver un stage gestionnaire de paie

Conseil n°1 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Soignez la présentation de votre CV

Un curriculum vitae est une carte d’identité professionnelle, c’est le premier document à être consulté par un recruteur, vous devez impérativement en soignez le fond et la forme. Pour la forme, privilégiez le « simple et efficace », dites-vous que l’intérêt principal c’est la lisibilité du CV. En un seul coup d’œil, le recruteur doit pouvoir comprendre la nature de votre candidature (un stage, un emploi…) et vos compétences associées au poste visé. Pour le fond, à vous de mettre en avant votre profil d’expériences, de compétences et de connaissances en lien avec le poste recherché pour rendre votre candidature cohérente et pertinente. Pour les couleurs, préférez un ton neutre, classique, l’originalité ne paie que très rarement…

L’essentiel : un CV ciblé sur un poste déterminé, une présentation claire 

Conseil n°2 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Soignez le contenu de votre CV

Chaque CV est unique car chaque expérience est unique et c’est à vous de tirer les compétences et les connaissances associées au poste de gestionnaire de paie et de les mettre en avant. Si vous êtes en reconversion professionnelle et que vous avez une expérience professionnelle dans la vente par exemple, vous allez mettre en avant des compétences transverses comme la capacité d’adaptation et d’évolution, définir les priorités pour s’organiser… Derrière chaque expérience professionnelle passée se cache des compétences transverses, à vous de les valoriser. Vous n’êtes pas obliger de mentionner toutes vos expériences professionnelles, surtout si celles-ci n’ont aucun lien avec votre demande de stage. Vous pouvez mentionner également votre parcours de formation et les diplômes obtenus. A l’ère du numérique, je vous conseille vivement de compléter votre CV par la maîtrise de logiciels ou de l’outil informatique en général, un gestionnaire de paie travail quotidiennement avec un ordinateur donc c’est un point essentiel de connaitre cet environnement. Vous serez questionné sur vos expériences professionnelles et votre parcours de formation donc pensez à préparer vos réponses avec des liens sur le poste de gestionnaire de paie.

L’essentiel : mise en avant des compétences en lien avec le poste visé

Conseil n°3 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Rédigez un lettre de motivation personnalisée

La lettre de motivation doit accompagner votre CV. Elle doit adresser à la direction des ressources humaines ou mieux, nominativement à la personne en charge du recrutement. Pour cela, n’hésitez pas à contacter l’entreprise pour laquelle vous souhaitez postuler pour demander les coordonnées de la personne en question. Je vous conseille d’appliquer la règle du « Vous-Moi-Nous », c’est à dire parlez tout d’abord de l’entreprise et de son besoin, ensuite de vous présentez et de présenter vos compétences brièvement (vos compétences sont déjà illustrées dans votre CV) et de terminer enfin par l’intérêt commun d’une future collaboration. Vous trouverez des milliers de modèles de lettre de motivation très bien construite sur internet, n’hésitez pas à vous en inspirer. L’essentiel dans une lettre de motivation, c’est de soigner votre orthographe, votre grammaire, évitez les répétitions, faîtes des phrases courtes, allez à l’essentiel.

L’essentiel : rédigez votre lettre selon la règle du « vous-moi-nous »

Conseil n°4 pour trouver un stage Gestionnaire de paie: Ciblez les entreprises pour vos candidatures spontanées

Vous allez effectuer un stage dans le cadre d’une formation professionnelle. Vous devez dans un premier temps cibler les entreprises en fonction de votre projet professionnel et personnel. Transmettez un première vague de candidature par courrier électronique et complétez par un envoi postal pour les entreprises qui vous intéressent le plus. Cela va appuyer la force de votre candidature et prouver que vous êtes motivé. Relancez par téléphone dans les 7 à 15 jours suivants si vous n’obtenez aucune réponse. Élargissez petit à petit le périmètre de vos recherches en fonction des retours. L’essentiel dans un premier temps, c’est de décrocher un entretien (qui sera payant je vous le souhaite, un entretien d’embauche qui ne donne rien reste toujours une excellente expérience).

L’essentiel: Obtenir un entretien 

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter l‘article dédié au stage pendant la formation afpa de gestionnaire de paie

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Comment remplir votre DSPP/DP de Gestionnaire de paie?

Le DSPP, nouvellement appelé dossier professionnel (DP), est un dossier que vous pouvez (devez) compléter lors de votre stage en entreprise. Je vous conseille de prendre beaucoup de notes durant le stage afin de bien pouvoir alimenter votre dossier et également de recueillir des documents internes anonymisés de l’entreprise (avec son accord signé bien entendu). Ces documents seront un support pour les descriptifs de vos activités, vous pourrez les annexer à votre dossier. Ce document n’est pas noté mais il est un poids dans la balance le jour de l’oral lors de l’examen final.

> Télécharger un exemple de dossier professionnel Gestionnaire de paie rempli <

Votre dossier devra se décomposer selon les tâches réalisées en entreprise durant le stage. Afin de mieux vous aider, je vais prendre l’exemple d’une activité intégrée dans mon dossier de Gestionnaire de paie.

Bloc de compétence n°1: Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise

Résultats directs de cette activité

– gestion des informations liées aux relations de travail et au temps de travail

– assurer les relations avec le personnel et les tiers

Description des tâches effectuées :

– Collecter et organiser les informations et établir les documents liés aux mouvements de personnel

Suite à l’embauche d’un salarié : constitution du dossier personnel du salarié et création dans le logiciel de paie, rédaction du contrat de travail, remise du règlement intérieur, du livret d’accueil et de la fiche de poste au salarié, DPE sur net-entreprise, mise à jour du registre unique du personnel, programmation de la visite médicale d’embauche

Vous devez décrire toutes les tâches réalisées par le gestionnaire de paie au sein de l’entreprise en lien avec l’activité visée. 

– Collecter, traiter et transmettre les éléments liés au temps de travail et aux absences des salariés

Suivi des absences du personnel : congés payés, congés exceptionnels, jours fériés, formation professionnelle, arrêt maladie

Le gestionnaire de paie assure une veille sociale permanente car la législation évolue rapidement et très fréquemment en droit social.

Le DSPP/DP est un support que vous devez soigner car il pourra très bien vous servir par la suite en entreprise. Il peut être un aide mémoire pour les tâches essentielles.

Attention, depuis le 1 juin 2016, le DSPP a été mis à jour et remplacé par le Dossier professionnel (DP). Pour en savoir plus, consulter cet article.

>NOUVEAU< Modèle de Dossier professionnel (DP) de Gestionnaire de paie rempli (nouvelle version)

Télécharger un modèle de DP complété, nouvelle version, correspondant à la formation de Gestionnaire de paie.

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Quelle est la nature du stage pendant la formation ?

Au cours de votre formation de gestionnaire de paie à l’AFPA, vous allez devoir réaliser un stage en milieu professionnel en lien direct avec votre projet professionnel. Voici une présentation du stage Gestionnaire de paie. Par exemple, je souhaite devenir gestionnaire de paie dans une structure d’aide à domicile, je dépose alors ma candidature dans une société ou une association de service d’aide à la personne. Le stage dure généralement 7 semaines et vous permet de suivre l’établissement des paies dans une entreprise, les documents à produire suite à l’embauche ou au départ des salariés, les déclarations de charges sociales… Durant le stage, vous allez devoir remplir un dossier professionnel (DP), anciennement appelé dossier de synthèse de pratique professionnelle (DSPP). Il devra reprendre toutes les activités réalisées pendant le stage, illustrées par des exemples et éventuellement des annexes.

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Comment trouver un stage pendant la formation Gestionnaire de paie?

Je vous conseille d’effectuer vos recherches de stage dès votre arrivée en formation.

Recherchez les coordonnées téléphoniques d’un interlocuteur clef dans l’entreprise visée (RH, membre de la direction…) afin de vous présenter directement, d’exposer de vive-voix vos motivations/votre projet et de leur proposer de leur remettre votre CV/LM en main propre. Cela vous permettra de savoir tout de suite si l’entreprise est en demande de stagiaire ou si l’entreprise envisage des recrutements. Vous gagnerez du temps et cela vous évitera d’envoyer des CV/LM en masse inutilement.

Vous pouvez également consulter cet article sur « Comment trouver un stage pendant la formation Gestionnaire de paie? »

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Les pré-requis pour l’entrée en formation Gestionnaire de paie

• Un niveau Bac ou équivalent
• Un an d’expérience professionnelle minimum (tout secteur)
• Bonne connaissance du pack office (Excel et Word ou autres logiciels de traitement de texte)

Contenu de la formation Gestionnaire de paie

La formation Gestionnaire de paie se compose de 3 modules et d’un stage en entreprise. Elle se déroule sur 7 mois environ (stage inclus) et de manière continue du lundi au vendredi.

Module n°1 : Assurer la tenue et le suivi du dossier social de l’entreprise (environ 4 semaines)

Module n°2 : Assurer la production de la paie et élaborer les données de synthèse (environ 8 semaines)

Module n°3 : Assurer la gestion de la paie et des déclarations sociales (environ 6 semaines)

Stage en entreprise: effectif minimum 50 salariés. (environ 6 semaines)

Session de validation: examen pratique et entretien oral avec un jury avec une présentation de votre Dossier Professionnel Gestionnaire de paie – ancien DSPP (1 semaine)

Les modules peuvent être proposés dans un ordre différent et le stage peut se dérouler à mi-parcours selon les centres AFPA.

Télécharger le REAC du Titre Professionnel Gestionnaire de paie

Le REAC (Référentiel Activités Emplois Compétences) décrit l’ensemble des compétences liées à l’exercice du métier de gestionnaire de paie. Vous pouvez le télécharger en format PDF sur ce site.

Le Titre Professionnel de Gestionnaire de paie

A l’issue de la formation gestionnaire de paie et sous réserve de validation des épreuves, l’organisme vous délivre un Titre Professionnel (Certificat professionnel, délivré au nom de l’Etat, par le Ministère chargé de l’emploi) de niveau III (équivalent Bac+2, exemple: BTS), reconnu au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP).

Rendez-vous dans la catégorie Gestionnaire de paie et retrouvez tous les articles concernant cette formation dans lesquels vous pourrez télécharger de nombreux documents utiles:

• exemple de dossier professionnel
• exemple de DSPP

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